• balutaprod

המדריך להפקת אירוע/מסיבה שלא שוכחים



אתה המפיק.

את/ה קובע את הוייב.

נכתב בלשון זכר אך מיועד באופן שווה לגמרי לכולן!


במדריך הזה אני יעשה לך סדר בראש ויראה לך שלב אחרי שלב,

איך לקפוץ מעל מכשולים, לדלג מעל בורות ואיך לצאת מהם מהר כשיהיו נפילות.

ויהיו נפילות...כי תמיד יש. ככה זה בחיים וככה זה בהפקות.


אז קודם כל אתה מתחייב עם עצמך עכשיו (קשה? יופי! תתגבר!):

  1. לקרוא את כל המדריך מההתחלה עד הסוף (אני ADD אז אין תירוצים) כי הכל חשוב.

  2. ללכת על זה עד הסוף כי לעגל פינות זה לחלשים ואתה לא חלש.

  3. להכין מחברת ועט או לפתוח מסמך חדש.



למה אני כל כך בטוח שאתה יכול להפיק אירוע/מסיבה ברמה כל כך גבוהה? ובכלל מי אני?


אני תומר "תומיגן" לוי, מנכ"ל חברת בלוטה הגברה, אמן, יזם חברתי

וב 20 שנה כבר הפקתי מעל 500 אירועים ומסיבות מנצחות עם מאות ואלפי משתתפים

בטבע, בים, בחצרות, באולמות, בבתים, ביערות ועוד מקומות מגוונים ומשוגעים.


הספקתי גם לעשות המון טעויות, ואתה יכול לחסוך פה את רובם.

יש לך עכשיו הזדמנות נדירה (שלי לא היתה) ללמוד איך להפיק בעצמך אירוע חלומי,

אבל קח בחשבון שאחרי זה, יכול להיות שהמשפחה והחברים יתחילו לבקש ממך להפיק להם אירועים :)


לא התחייבת עם עצמך (או דילגת ישר לפה)?

תתחיל/י מההתחלה או תסגור את המדריך ותחסוך לעצמך פאדיחות.


התחייבת עם עצמך? בום! מתחילים...



קונספט

בחירת קונספט עונה על השאלה הלא ברורה, שאנחנו שואלים את עצמנו ואת הסביבה שלנו:

"איזה אירוע אני רוצה?" אז הנה השאלות שבאמת חשוב לענות עליהן

ותדאג לכתוב אותם:

  • מה הסיבה למסיבה? יום הולדת, בר/בת מצווה, מסיבת רווקות/ים, חגים או סתם מסיבה רק בשביל לחגוג.

  • את מי אני רוצה לראות באירוע? את מי אני לא רוצה לראות באירוע?

  • כמה אנשים אני רוצה שיגיעו?

  • איזה וייב אני רוצה? אינטימי (יכול להיות ללא קשר למס' האורחים) או בחגיגה בטירופים או בכיוון אחר?

  • האם וכמה חשוב לי שיראו ויזואלית (תפאורה, אטרקציות והפתעות) את הסיבה למסיבה?

  • האם האירוע כולל ילדים? אם כן, איזה אטרקציות מתאימות לאופי האירוע ולגילאים? משחקים שונים, משחקי מחשב, מתנפחים וכד'.


מיקום האירוע

על החוף? בבית? בחורשה? בחצר? בשטח פתוח? באולם?

לכל מיקום יש יתרונות וחסרונות, שיכולים לקחת את האירוע לשיאים חדשים,

ומצד שני יכולים להוציא לך את כל הכיף

ובמקרים גרועים יותר...להרוס את החגיגה.


אז הנה כמה דברים קריטיים, לבדוק לפני שהחלטת על מיקום המסיבה:


  • המקום מסוגל להכיל את מקסימום כמות המוזמנים המתוכננת ? המקום יכול להכיל עוד מוזמנים לא צפויים? אם כן, כמה?

  • לא לשכוח להתאים את המקום למזג האויר (גשם, רוחות, שרב וכו') כי הוא לא יתאים את עצמו למקום שלך :)

  • המקום מסודר ומורשה? אם כן, לבדוק מה הדרישות וההגבלות של הנהלת המקום.

  • האירוע בשטח פרטי או במקום לא מוסדר? מידע סופר חשוב בנושא נמצא בהמשך המדריך.

  • יש בתים באזור? מה המרחק? תכנון סאונד נכון (אפילו שיש רק 2 רמקולים) ימנע את הגעת המשטרה ויאפשר לכולם להמשיך את החגיגה.

  • לבדוק שתוואי השטח של המקום מתאים לחניה-כניסה-רחבה.



מתי מתחילים ומתי נגמרת המסיבה?

לפי הערכה של שעת סיום, תקבעו את שעת ההתחלה.

איך אפשר להעריך מתי יגמר האירוע? כמה נקודות למחשבה:

  • הגעת משטרה (נדבר על זה בסעיף מיוחד למשטרה)

  • קירבה למבני מגורים

  • באירוע - תלוי בתכנית האירוע, שניתן דרכה ליצור אירוע תמציתי ומרגש של שעתיים, ואפשר גם לייצר המשכיות.

  • במסיבה - רוב המשתתפים כבר שבורים ומתקפלים הביתה = נצחון!


סידור מתחם המסיבה

המתחם כולו חייב להיות מואר (בעוצמה משתנה) ושיהיה קל ופשוט להסתובב לנוע.

יש ים של מידע בנושא הזה, אז אני אתן פה דגשים קריטיים בלבד:

  • חניה - שטח סביר לרכבים אומר לוודא שלא יהיו בורות ומכשולים שיידפקו את הרכבים. מומלץ לדאוג לחניה קרובה יחסית לכניסה, ומקומות שמורים לרכבים עם מבוגרים ו/או נכים.

  • כניסה (למסיבות מעל 200 איש) - לתכנן ככה שלא יהיו תורים ארוכים מדי, אבל שכן יהיו תורים סבירים (בלי לייבש ולבאס) בשעות השיא של ההגעה כי זה עושה אחלה בילד-אפ למי שמגיע.

  • רחבה - לא גדולה מדי שתיראה ריקה או עם חורים גדולים, ולא קטנה מדי שכולם יזיעו אחד על השני.

  • בר - חופשי או בתשלום זה חישוב כלכלי וההכרות עם הקהל שלך. לוודא שיהיה מספיק קרח, מים חופשי וכוסות. מיקום הבר חייב להיות חלק מהרחבה וזה אומר צמוד.

**אלכוהול**: אל תביא או תארגן לאף אחד מתחת ל 18. זו עבירה פלילית וזה לא שווה את זה. מי שמביא לעצמו ושותה מחוץ למתחם...זה כבר ענין שלו.

  • אוכל - אוכל זה פחות "מסיבתי" אז למקם מחוץ לרחבה (לא ליד הבר), אבל כן במקום קרוב יחסית.

במסיבה - חשוב שיהיה אוכל כי אחרי כמה שעות של אטרף הגוף רעב. מומלץ לסגור עם ספק חיצוני במחירים

סבירים (תשלום בנפרד).

באירוע - קייטרינג או הכנה עצמית. העיקר שיהיה טעים ומגוון.



סאונד והגברה

"כמה שיותר רמקולים וווליום גבוה יותר, ככה המסיבה תהיה טובה יותר"

שמעת כבר את המשפט הזה? כי זה בולשיט אחד גדול שנועד לסחוט ממך כמה שיותר כסף,

ולצערי חלק ענף ההגברה והדיג'ייים משתמשים בזה.

מצד שני המוסיקה היא המנוע המרכזי של המסיבה, וזה אומר שאם היא "בסדר" ,אז גם המסיבה תהיה בסדר,

ובגלל זה אתה צריך להיות בפוקוס חד ולוודא שאתה מזמין מערכת הגברה שתתאים בול לאירוע שלך:


  • בחירה מדוייקת של מערכת הגברה תלויה ב 4 גורמים עיקריים: תוואי שטח (מיקום), גודל המתחם, גודל קהל ואופי האירוע.

  • לקבוע מרחק שיהיה גבול גזרה לגלי הסאונד הגבוהים (טופים) ובעיקר לנמוכים (סאבים) שהם סיבה מרכזית להגעת משטרה. כל זה אפשרי עם הרבה סוגים של הגברה ועדין לקבל סאונד מעולה.

  • אני ממליץ להתייעץ את אנשי הסאונד שלנו.


תאורה

לתאורה חלק מרכזי ביצירת האוירה, ולכן גם גורמת לזה שיזכרו את האירוע שלך הרבה זמן.

ביום שהבנתי את זה, האירועים והמסיבות שהפקתי, קפצו מליגה לאומית ישר לליגת האלופות. הנה כמה טיפים:

  • לא חייבים גשר תאורה מפוצץ בפנסים ואפקטים.

  • צבעים נכונים על אזורים מסויימים יוצרים גן עדן, גיהנום, פול מון בתאילנד, אייזנגרד או כל קונספט שתרצה.

  • במסיבות בלבד - פליקר (אישית אני לא אוהב) חייב מפסק נגיש, אחרת זה מטמטם את המוח אחרי כמה זמן.

  • תאורה באוטומט (לפי חיישן) לכוון בעדינות ולא מהר מדי כמו במסיבות כיתה ד'.

  • תאורת אוירה שמשתלבת בתוואי המקום (על עצים, שיחים, מדפים בבית וכו') עושה את כל ההבדל.

  • מקומות חובה להאיר: משפך מהחניה לכניסה, כניסה, רחבה, בר ועמדות אוכל.

  • עמדות ישיבה (לא במסיבה) - תאורת שטיפה בלבן חם בלבד. להימנע מלבן קר כמו במעבדות ובמשרדים.

  • לוודא שאתה שוכר תאורת לד בלבד, אחרת צריכת החשמל שלך תקפוץ בפראות.

  • גם בתאורה, אני ממליץ להתייעץ עם תאורן של בלוטה.


חשמל - הורס המסיבות הכי מפחיד אז תתכונן ותוודא:

  • כמה צריכת חשמל נדרש למערכת ההגברה, התאורה, דוכני אוכל (רצוי להביא ספקים שעובדים עם גז) וכל צרכן חשמל אחר.

  • לבחור הספק של גנרטור לפי הצריכה הכוללת + 30-50% רזרבה.

  • אם יש מקור חשמל קבוע, לוודא שהוא מסוגל לספק את הצריכה.

  • אני תמיד ממליץ (מניסיון לצערי) על גנרטור רזרבי לכל מקרה ובשביל השקט שלך.

  • מומלץ להתייעץ עם אנשי המקצוע של בלוטה גנרטורים.


בטיחות - מפגעי בטיחות זה לחובבנים בלבד!

אז אחרי שסיימתם להקים הכל, עושים סיבוב בכל שטח המתחם ובודקים טוב טוב:

  • שאין בזנטים, מקלות או כל דבר בולט וחשוף שיכול להוות מפגע.

  • שאין מסמרים, ברגים וכל דבר חד על הקרקע.

  • כבלים (חשמל וסאונד) לא חשופים ומעוגנים לאדמה/רצפה, במיוחד במקומות שעוברים בהם (רצוי להימנע מראש).

  • לסתום/לסמן/להאיר בורות או כל מפגע פוטנציאלי.

  • גופי חימום לא נמצאים בטווח מגע עם האורחים.


תיעוד

היום אפשר לתעד הכל לבד ואפשר להזמין ספק חיצוני. הכל ענין של תקציב וסדרי העדיפויות שלך, אז אני רק אציג את האפשרויות הנפוצות:

  • צלם וידאו ו/או צלם סטילס עם או בלי מגנטים.

  • עמדת צילום

  • תיעוד דרך הטלפון. חשוב ביותר שיהיה מישהו שאחראי על זה.


משטרה

מהניסיון שלי עם המשטרה, הם לא מחפשים לסגור לך את המסיבה כל עוד לא תיתן להם סיבה.

כמה טיפים שיכולים להיות ההבדל בין מסיבה שנסגרת ב 23:00 (ובמקרה החמור מחרימים ציוד הגברה ואת/ה אכלת אותה) לבין מסיבה שאתה תחליט מתי לסיים אותה:

  • קירבה למבנה מגורים

  • במסיבות בבתים מומלץ לעשות סיבוב שכנים (לא טלפוני) ולהסביר להם, בצורה חמודה מאוד, שאתם חוגגים יום הולדת וכד' ומבקשים מהם להיות סבלניים. אם אפשר להזמין אותם אז הרווחתם שכנים סופר סבלניים.

  • תכנון סאונד נכון למינימום זליגת סאונד.

  • בלי שטויות עם אלכוהול מתחת ל 18. מבחינת המשטרה זה משנה את כל התמונה.

  • לשמור על המקום.

  • להנמיך ווליום בהתאם לשעות בחוק הרעש


ספקים (אוכל, הגברה ותאורה, DJ, שולחנות, אטרקציות וכו')

ספק מקצועי, מדוייק וחמוד עוזר לייצר אירוע איכותי יותר ולך מייצר שקט וזמן להיות עם האורחים.

ספק חלטוריסט שמעגל פינות יכול להרוס אירוע. כמה טיפים:

  • מומלץ לבחור בספקים עם המלצות מחברים או אנשי מקצוע שאתם אמינים. אני ממליץ לפנות לספקים המורשים של בלוטה, שכולם נבדקו לאורך שנים מגובים בהמון המלצות. כיף לעבוד איתם.

  • אם נתקלתם במחיר שהוא נמוך משמעותית מהשאר, תזהרו מלקפוץ על זה כי יש יותר מדי מקרים של ספקים שלא הגיעו ביום האירוע ולא ענו לטלפונים כי פשוט קיבלו מחיר טוב יותר במקום אחר (וזה לא משנה על מה הם חתמו לכם). חשוב לסגור על מחיר שהוא הגיוני לכם וגם לספק.

  • לוודא שבהזמנה מצויין המחיר ופירוט השירות/המוצרים.

  • יש לתאם שעת הגעה של הספק כך שיהיה מוכן לפחות חצי שעה (משתנה בהתאם לסוג הספק) לפני הגעת האורחים.

  • בהתאם לסוג הספק, יש לבצע תיאום ציפיות על אופי ומשך השירות במהלך האירוע.

  • בסיום האירוע יש לוודא כי הספק אסף את כל החפצים שלו והשאיר את המקום נקי.



כמה טיפים כללים ואחרונים:

  • הקמה מוקדמת מחסלת לחץ ופניקה במקרים של תקלות. תסיימו הקמות לפחות שעה לפני הגעת האורחים. אין כמו לשבת בכיף עם כוס יין, לראות את המתחם המוכן ולחכות לאורחים.

  • במסיבה בשטח פתוח מומלץ מאוד לתחם את המתחם עם גדרות או לייקרה או כל חומר אחר. זה מפחית מסתננים אוכלי חינם ויוצר וייב חם יותר.

  • ידעת שחוק הרעש לא תקף 4 פעמים בשנה? ערב פורים, ערב יום העצמאות, ערב לג בעומר וערב המימונה. אלה ימים שלא כדאי לפספס.

  • תכבד את המארחים שלך בין אם זה אולם, חצר של חברים או הטבע, ותשאיר את המקום נקי כמו שקיבלת ואפילו יותר מזה. זה משדר מקצועיות-על והרבה ריספקט.

  • אקססוריז והפתעות - תפתיע את הקהל שלך. זה לא חייב להיות משהו גדול ויקר. מכונות עשן, בועות, משרוקיות, בלונים הזויים, משקפיים, זוהרים למינהם וכו'. תהיה יצירתי.



עכשיו נשאר להכניס את כל המידע הזה למסמך אחד שהופך לתכנית עבודה ואתם כבר ביותר מחצי הדרך להפקת להפוך אירוע חלומי למציאות.


עכשיו כשהבנת שאני לא קוסם.

אלא רק משתף אותך בהמון ידע ותובנות

כדי שתוכל להפיק בעצמך אירוע חלומי לחבר/ה, בן/בת זוג, ילדים או לעצמך.

לך תדע...אולי זה יהפוך למקצוע.


אם בכל זאת תרציה שניפגש ולהכין יחד תכנית עבודה מלוטשת במיוחד לאירוע שלך,

אז תתקשר 050-5573255 ונקבע פגישת עבודה .



בהצלחה


תומר לוי


13 צפיות0 תגובות